Artículo escrito en primera persona.
Siempre he sido introvertida. Cuando conseguí mi primer trabajo después de obtener mi doctorado en neurociencia, me preocupaba que tendría dificultades para comunicarme con los demás.
Pero rápidamente aprendí que no necesitaba obligarme a ser extrovertida. La habilidad más subestimada que tienen las personas exitosas, especialmente las introvertidas, es la capacidad de escribir con claridad.
No importa en qué industria te encuentres. Si eres un escritor reflexivo y estratégico, tendrás más confianza en tus interacciones: en correos electrónicos, hablar en público o incluso simplemente en una pequeña charla.
Aquí está mi mejor consejo:
1. ELIGE EL FORMATO ADECUADO PARA TU MENSAJE
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Antes de comunicar una idea o solicitud, decide el mejor formato para entregar tu información.
Claro Y Simple
Por ejemplo, si estás compartiendo una investigación que involucra datos complejos, entonces un PowerPoint que muestre gráficos e imágenes puede ser el mejor formato.
Si estás anunciando decisiones de gestión, envía un correo electrónico detallado. Las viñetas son una excelente manera de hacer que los lectores se concentren y digieran la información. También puedes utilizar el método “STAR”: situación, tarea, acción y resultado.
Para discusiones como actualizaciones de progreso o recopilación de comentarios, generalmente es suficiente un breve correo electrónico o una visita en persona.
2. EVITA LA JERGA DE LA INDUSTRIA
El lenguaje simple y sencillo es la forma más efectiva de articular temas complejos. Evita la jerga o los acrónimos de la industria, sin importar cuán universales creas que son.
Considere usar gráficos o analogías para llevar concretar tu punto. Uno de los mejores ejemplos que he visto de esto fue cuando un ejecutivo diseñó su presentación anual de estrategia financiera al imitar un libro para niños.
Pero no incluyas detalles extraños que puedan salirse del tema o abrumar a la audiencia. Si no es necesario para la conversación, muévelo al final de tu nota.
3. REDUCE LA CANTIDAD DE ESFUERZO QUE DEBE REALIZAR LA AUDIENCIA
Sus destinatarios son bombardeados con correos electrónicos y documentos todo el día. Así que antes de enviar algo:
- Recuérdales por qué te estás comunicando (p. ej., "sobre la reunión de ayer…").
- Formatea el correo electrónico para que sea fácil de leer en las pantallas de los teléfonos (por ejemplo, oraciones cortas con viñetas).
- Menciona elementos de acción (por ejemplo, "los próximos pasos son…", "la fecha límite es…").
- Si tu mensaje excede una página, crea un documento separado para adjuntarlo y usa el correo electrónico para resaltar.
- No asumas que la audiencia tiene la misma cantidad de contexto que tú. Proporciona información de referencia para llevar a todos a la misma línea de partida.
4. MUESTRA TU TRABAJO
Si se trata de un tema potencialmente controvertido (por ejemplo, la asignación de un presupuesto o la reestructuración de un departamento de la empresa), guía a los lectores a través de tu proceso de pensamiento.
Este enfoque genera confianza y muestra a las personas que eres minucioso, que puedes combinar una serie de perspectivas matizadas y que puedes proporcionar un contexto clave cuando se trata de grandes decisiones.
Solicita comentarios y toma nota de cualquier inquietud.
5. ESCRIBE CON PRECISIÓN
Finalmente, asegúrate de proyectar una presencia fuerte y capaz en todos los aspectos de tu trabajo.
Antes de enviar algo:
- No seas descuidado. Verifica los errores tipográficos, la gramática y la consistencia en los números.
- Evita las bromas y el humor innecesario. No se traducen bien por escrito, especialmente con personas que no te conocen.
- Ponte a prueba para eliminar tantas palabras, oraciones e incluso ideas completas como sea posible. Luego pregunta: ¿Mi tesis sigue en pie?
- Esencialmente, debes tratar las palabras como la moneda valiosa que son.
Este artículo fue publicado originalmente en inglés por Juliette Han para nuestra cadena hermana CNBC.com. Para más de CNBC entra aquí.
Juliette Han es neurocientífica, ejecutiva de biotecnología, miembro del cuerpo docente de la Escuela de Negocios de Columbia y asesora académica de la Escuela de Medicina de Harvard. Tiene un doctorado en neurociencia de la Universidad de Harvard, así como una maestría en ciencias fisiológicas y una licenciatura en neurociencia y ciencias fisiológicas, ambas de la UCLA. Sigue a Juliette en Instagram, TikTok, Twitter y LinkedIn.
